Lagebericht & Ergänzungen | Corporate-Governance-Bericht

18.3 Compliance

Der Bayer-Konzern führt das Geschäft verantwortungsvoll und in Übereinstimmung mit den gesetzlichen Vorschriften und behördlichen Regeln der Länder, in denen das Unternehmen tätig ist.

Unter Compliance verstehen wir rechtlich und ethisch einwandfreies Handeln unserer Mitarbeiter im geschäftlichen Alltag, denn jeder Mitarbeiter beeinflusst durch sein berufliches Verhalten das Ansehen des Unternehmens. Verstöße gegen die Einhaltung einschlägiger Gesetze, relevanter Kodizes sowie interner Regelungen werden nicht geduldet.

Der Konzernvorstand bekennt sich uneingeschränkt zu Corporate Compliance ebenso wie zum Verzicht auf jegliches, diesen Grundsätzen entgegenstehendes Geschäft. Die für uns geltenden Grundsätze haben wir in unserer Corporate Compliance Policy verankert, die in 42 Sprachen vorliegt. Sie zeigt die Verpflichtungen zur Einhaltung des maßgeblichen Wettbewerbsrechts, zur Integrität im Geschäftsverkehr – zum Beispiel, dass keine Form der Korruption geduldet wird –, zum Prinzip der Nachhaltigkeit und Produktverantwortung, zur Einhaltung des Außenhandels- und Insiderrechts, zur Trennung der beruflichen von den privaten Interessen, zur ordnungsgemäßen Aktenführung und transparenten Finanzberichterstattung sowie zu fairen und respektvollen Arbeitsbedingungen und gegen jede Form der Diskriminierung auf. Jeder Mitarbeiter ist verpflichtet, Verletzungen der Policy unverzüglich zu melden. Aufgrund von Besonderheiten der nationalen Rechtslage gilt diese generelle Meldepflicht nicht in Frankreich.

Den Führungskräften im Bayer-Konzern kommt bei der Umsetzung der Corporate Compliance Policy eine besondere Bedeutung zu. Mit ihrer Vorbildfunktion tragen sie entscheidend dazu bei, dass dieser wichtige Verhaltenskodex bei Bayer aktiv gelebt wird. Führungskräfte können ihre Ansprüche auf variable Vergütungsanteile verlieren und müssen mit weiteren disziplinarischen Maßnahmen rechnen, wenn es in ihrem Verantwortungsbereich systematische Verstöße gegen das geltende Recht mit entsprechenden Schäden für Bayer gegeben hat, die durch geeignete Maßnahmen hätten verhindert werden können. Regelgerechtes und gesetzestreues Verhalten ist Teil der Performance-Bewertung (Leistungsbewertung) aller leitenden Mitarbeiter.

Die Bayer-Konzernrevision prüft regelmäßig die Einhaltung der Corporate Compliance Policy. Auf Basis einer risikoorientierten Prüfungsplanung, die u. a. Korruptionsrisiken berücksichtigt, wurden im Jahr 2013 205 Prüfungen durchgeführt, darunter 52 Compliance-Audits. Diese wurden sowohl präventiv als auch anlassbezogen vorgenommen. In sämtlichen regulären Prüfungen bildet die Einhaltung der Corporate Compliance Policy ebenfalls einen Schwerpunkt. Der Leiter der Konzernrevision nimmt regelmäßig an den Sitzungen des Prüfungsausschusses des Aufsichtsrats teil und stellt diesem mindestens einmal jährlich eine Übersicht über die durchgeführten Prüfungen und deren Ergebnisse zur Verfügung.

Die Compliance-Funktionen im Konzern werden vom Group Compliance Officer geleitet. Er berichtet direkt an den Vorstandsvorsitzenden. Der Group Compliance Officer berichtet regelmäßig an den Prüfungsausschuss des Aufsichtsrats über die bestätigten Compliance-Verstöße. Die Konzernführungsgesellschaften verfügen über eigene Compliance Officer. Sie sind unter anderem für die Setzung konzernweiter sowie gegebenenfalls teilkonzern- und branchenspezifischer Standards zuständig. Die operative Koordinierung der konzernweiten Compliance-Aktivitäten läuft über die 2013 verstärkte, zen­trale Compliance-Abteilung. In 35 Ländern und Ländergruppen steht allen Mitarbeitern jeweils ein zentraler Compliance Officer als Ansprechpartner zur Verfügung – gegebenenfalls unterstützt durch weitere Compliance-Funktionen zur Beratung bei Fragen zum rechtlich und ethisch korrekten Verhalten in geschäftlichen Situationen.

Die Compliance-Organisation orientiert sich an internationalen Standards, wie den „OECD Recommendations of the Council for Further Combating Bribery of Foreign Public Officials in International Business Transactions“.

Compliance ist essenziell für unseren wirtschaftlichen Erfolg. Um diese noch enger in alle operativen Geschäftseinheiten und ihre Arbeitsprozesse zu integrieren, hat Bayer sich 2013 in einer konzernweit gültigen Compliance-Charta zum Ziel gesetzt, die Compliance-Organisation noch stärker zum Partner unserer Geschäftseinheiten weltweit zu machen. Es geht vorrangig darum, Verstöße bereits im Vorfeld zu verhindern. Durch umfangreiche Kommunikations- und Trainingsaktivitäten unterstützen wir die Mitarbeiter dabei, ein nachhaltiges Bewusstsein für Compliance und die damit verbundenen Risiken zu entwickeln.

eingeschränkt geprüft

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Mit unseren umfassenden und themenorientierten Trainingsmaßnahmen wollen wir bei unseren Mitarbeitern ein nachhaltiges Bewusstsein dafür schaffen, was Compliance bedeutet, wie wichtig die Einhaltung für unser Unternehmen ist und wie man vermeiden kann, Grenzen aus Unwissenheit oder Unsicherheit zu übertreten.

Das etablierte, webbasierte Training „Corporate Compliance Policy“ ist Teil des offiziellen Einstellungsprozesses für neue Manager. Sie erhalten innerhalb der ersten drei Monate ihrer Ernennung oder ihres Eintritts ins Unternehmen eine Einladung zu diesem Training. 2013 haben ca. 2.800 Manager das Training abgeschlossen, das sind ca. 50 % der in 2013 neu eingestellten und neu ernannten Manager.

Das webbasierte Training „Anti-Korruption“ wurde in zehn Sprachen übersetzt und medial weiter-entwickelt. Es wurde bereits in 78 Ländern eingeführt und von rund 55.000 Mitarbeitern, das sind rund 48 % der Gesamtbelegschaft, absolviert.

Parallel dazu hat der Teilkonzern HealthCare separate Onlinetrainings zu den „Compliance Manuals“ für Arzneimittel und Medizinprodukte entwickelt, um HealthCare-spezifische Compliance-Risiken präventiv zu schulen. Die Trainingsmodule umfassen die Grundregeln für einen verantwortungsvollen und ethisch einwandfreien Umgang mit Angehörigen der medizinischen Fachkreise, Werbung für HealthCare-Produkte, einseitige Leistungen an sowie den Austausch von Leistungen mit Fachkräften im Gesundheitswesen und medizinischen Einrichtungen.

Das Thema „Compliance“ war auch im Geschäftsjahr 2013 Gegenstand einer breit angelegten Kommunikationskampagne. Alle Mitarbeiter sollen damit noch umfassender über Compliance und die Beratungsmöglichkeiten durch die Compliance-Mitarbeiter nach dem neuen Partner-Konzept informiert sowie stärker für compliancekritische Situationen sensibilisiert werden. Ein Newsletter informiert die Mitarbeiter quartärlich auf der Compliance-Intranet-Website.

Das Bayer-Intranet und die internen Printmedien berichteten über das neue, verpflichtende, webbasierte Lernprogramm gegen Korruption, die neue Mitarbeiter-E-Mail-Adresse für alle Fragen rund um das Thema „Compliance“, die Compliance-Charta, Aufgaben und Struktur der neuen zentralen ­Global-Compliance-Organisation und das neue Projekt ICM@Bayer. ICM ist ein neues, konzernweit gültiges „Integriertes Compliance Managementsystem“, durch das der risikobasierte systematische ­Ansatz zur Erfassung aller Compliance-Risiken fortentwickelt und in einem geschlossenen Managementsystem dargestellt werden soll. Zielsetzung ist es, weg von einem anlassbezogenen Handeln hin zu einem präventiven Ansatz zu kommen.

Als weiteres Kommunikationselement nutzt Bayer seit 2012 Videospots, die auf der Compliance-Web­site zu sehen sind. Die Themen der bisherigen Filme sind Anti-Korruption, Interessenkonflikte sowie Chancengleichheit und zeigen typische Compliance-Schlüsselszenen.

Auch die Teilkonzerne und Servicegesellschaften machten Compliance zum Kommunikationsthema und Schulungsschwerpunkt.

Zur Erfassung von Compliance-Verstößen haben wir weltweit Hotlines eingerichtet, die auch anonyme Meldungen erlauben. Über die zentrale Compliance-Hotline und -Mailadresse wurden im Berichtsjahr insgesamt 72 Meldungen durch die Compliance-Organisation registriert, davon kamen 20 aus Deutschland und 52 aus anderen Teilen der Welt. 58 Meldungen gingen per E-Mail ein (24 davon anonym) und 12 telefonisch (10 anonym) sowie 2 anonym per Post. Als alternative Berichtskanäle für Compliance-Verdachtsfälle dienen – neben der zentralen Compliance-Hotline und Mailadresse – lokale Hotlines der Landesgesellschaften sowie die jeweiligen Compliance Officer und die Bayer-Konzernrevision. Alle Compliance-Verdachtsfälle werden konzernweit nach einheitlichen Kriterien erfasst und gemäß den Regeln der Direktive „Bearbeitung von Compliance-Vorfällen” abgearbeitet.

Letzte Änderung: 28. Februar 2014  Copyright © Bayer AG
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